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07.08.2019
Interview mit einer Ordnungsexpertin

5 Tipps, mit denen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch schaffen

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07.08.2019

Immer mehr Menschen suchen Hilfe bei Ordnungsexperten. Denn ob Eigenheim oder der Schreibtisch im Büro: Wo Unordnung herrscht, kommt es zu Verzögerung und Ablenkung, da alles Herumliegende unsere Konzentration beeinflusst. Wir haben mit der Ordnungsexpertin Rositta Beck gesprochen, die Unternehmen und Arbeitnehmern dabei hilft, das Büro und den Arbeitsalltag neu zu strukturieren, und geben Ihnen fünf Tipps an die Hand, mit denen auch Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch schaffen können.

Tipp
1

Alles hat seinen Platz

„Wenn es kein Kriterium und keine Übersichtsliste gibt, verheddern sich die Menschen“, erklärt Rositta Beck. Laut einer Studie von KYOCERA und dem Portal Statista verbringen Angestellte täglich zwei Stunden mit der Suche nach Dokumenten. Doch selbst, wenn Sie genau wissen, wo in Ihrem Chaos sich welches Dokument befindet, geht wertvolle Zeit verloren. Für Ordnung brauchen Sie vor allem eines: eine klare Struktur. Auf dem Schreibtisch sollten Dokumente und Arbeitsmaterialien wie Schreibwerkzeuge einen festen Platz haben. Dabei ist es Ihnen überlassen, mit welche Ordnungsmaterialien Sie sich strukturieren möchten, ob mit beschrifteten Ablagekästen, Hängemappen oder doch lieber digital. 

Das Genie beherrscht nur sein eigenes Chaos und trägt immer wieder zu Unterbrechungen für andere bei.
Tipp
2

Nichts bleibt liegen

Ach, das mach ich nachher – kommt Ihnen dieser Ausspruch bekannt vor? Und wurde aus nachher plötzlich ein vergessen? Um Aufschieberitis und Vergesslichkeit den Garaus zu machen, hat Ordnungscoach Beck eine einfache Lösung: Vier Fragen reichen aus, um das Thema Ordnung nachhaltig in den Arbeitsprozess zu integrieren. Wenn Sie Ihrem Arbeitsalltag diese Vier-Fragen-Struktur zugrunde legen, erleichtern Sie sich selbst und Ihren Kollegen die Arbeit und beugen unnötigem Stress vor.
Frage Nummer eins: Kann ich diese Information oder Aufgabe löschen oder wegwerfen? Falls Ja, sind keine weiteren Fragen nötig. Lautet die Antwort Nein, ist es Zeit für
Frage Nummer zwei: Muss ich die Information oder Aufgabe weiterleiten oder kann ich sie delegieren? Beantworten Sie die Frage mit Ja, sollten Sie diese Aufgabe direkt erledigen, damit es nicht zu Verzögerungen kommt. Kann die Information nicht weitergeleitet werden, geht es weiter zu
Frage Nummer drei: Gehört die Information in die Ablage oder aufgrund gesetzlicher oder interner Aufbewahrungsrichtlinien aufbewahrt? Ist die Antwort auch hier Nein, bleibt nur noch
Frage Nummer vier: Sie haben anscheinend ein To-do. Doch wie sieht es mit Zeitaufwand und Priorisierung aus? Wenn die Aufgabe maximal drei Minuten dauert, sollten Sie sie nach dem Direktprinzip sofort erledigen, rät Beck. Wenn sie länger als drei Minuten dauert, planen Sie sie für einen bestimmten Tag ein und setzen Sie sie auf Ihre Aufgabenliste.

Tipp
3

Aufräumen als Feierabendritual

Starten Sie mit einem aufgeräumten Schreibtisch und einer organisierten To-do-Liste in den Feierabend, erleichtert Ihnen dies nicht nur den Wiedereinstieg am nächsten Morgen, sondern hat auch einen positiven psychologischen Effekt. „Natürlich hat Ordnung auch etwas mit Disziplin zu tun“, sagt Beck. „Aber auf der anderen Seite macht genau diese Disziplin wieder frei.“ Denn so können Sie Ihren Kopf von unnötigem Ballast befreien. Mit dem Feierabend im Blick wird das abendliche Aufräumritual schnell zur liebgewonnenen Angewohnheit und zu einem Weg, auch die Gedanken an die Arbeit in den Feierabend zu schicken.

Tipp
4

Zettelwirtschaft vermeiden

Es sind nicht nur die Dokumentstapel, die Sie von der Arbeit ablenken, sondern auch lose Haftnotizzettel. Was eigentlich eine Erinnerungsstütze sein soll, gibt Ihnen keinen Überblick über Zeitaufwand und Priorität. So treten die Post-its rasch gedanklich in den Hintergrund und werden vergessen. Sollten Sie ein, wie Rositta Beck es nennt, Papierromantiker sein, empfiehlt es sich, die Papierberge gegen ein gebundenes Notizbuch auszutauschen. In seinem Buch „Digitale Demenz“ schreibt Manfred Spitzer, dass das Stiftführen und Schreiben kreative Prozesse und das Lernen stark begünstigen – Sie dürfen also getrost weiterhin handschriftlich Ihre Aufgaben festhalten. Die Hauptsache ist, dass Sie dabei nicht Ihre Struktur aus den Augen verlieren und sich effizient organisieren können.

Papier ist nicht mehr zeitgemäß. Was papiergetrieben abgearbeitet wird, bremst den Workflow.
Tipp
5

Digitale Ordnung

Selbst ein vorbildlich aufgeräumter Schreibtisch ist wenig wert, wenn die digitale Ordnung vernachlässigt wird. Ein unübersichtlicher Desktop bringt ebenso viel gedankliche Unordnung mit sich wie ein unordentlicher Schreibtisch. Wenn Sie nicht ohnehin schon über eine einheitliche Ordnerstruktur verfügen, ist es an der Zeit, eine solche anzulegen. Sortieren Sie Dateien beim Abspeichern direkt in die dafür vorgesehenen Ordner – oder den Papierkorb – ein, um nachträglichen Aufwand zu vermeiden. Auch ungenutzte Konten oder Lesezeichen sollten Sie regelmäßig auf den Prüfstand stellen. Beachten Sie diese leicht umsetzbaren Tipps, steht der digitalen Ordnung nichts mehr im Weg.

Rositta Beck

Rositta Beck
Autorin und Ratgeberin für Exzellenz am Arbeitsplatz

Seit 1999 berät, trainiert und coacht Rositta Beck Menschen und plädiert dafür, die eigene Lebenszeit nicht für langwierige Suchen zu nutzen, sondern für das, was zählt. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist ein Kernelement dieser Philosophie.

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