Vorwerk
Die Schreibtisch-Challenge

Büroorganisation mit dem Clean Desk Prinzip

Links ein Stapel Akten, rechts der Block für eigene Notizen, hier die Stifte, dort der Tesa-Roller und mittendrin Maus, Tastatur und Bildschirm, an dem jede Menge Post-its kleben… Ordnung am Arbeitsplatz zu halten ist für Büromenschen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung – trotz digitaler Arbeitsplätze und praktischer Tools für den Alltag. Mit dem Clean Desk Prinzip soll die perfekte Büroorganisation dennoch gelingen – zumindest wenn man zahlreichen Blogs und Ratgeber-Artikeln im Netz Glauben schenken mag. Zwei Vorwerk Mitarbeiterinnen wollten es genauer wissen und haben sich ihr gestellt: der Clean Desk Challenge.

Einfach eine Woche lang den Schreibtisch aufräumen und sauber halten? Bei Clean Desk geht es um mehr als das. Denn wer seinen Arbeitsplatz organisiert und wichtige Dokumente schneller wiederfindet, der ordnet auch seine Gedanken schneller – und ist so am Ende des Tages produktiver. 

Bringt Ordnung im Büro Struktur in den Tag?

„Die Idee, den Tag zu Beginn bereits mit einer gewissen Ordnung durchzustrukturieren fand ich sehr spannend“, erklärt Silke R., Content / Community Manager bei Vorwerk, ihre Motivation für das Experiment Clean Desk. „Ich bin ohnehin ein Fan davon, einen ordentlichen Arbeitsplatz zu haben. Jetzt wollte ich sehen, was noch mehr möglich ist.“

Auch Sandra K., PR-Referentin bei Vorwerk, wollte eine neue Struktur in ihrem Arbeitsalltag testen. „Erstes Ziel war es deshalb, nur die Dokumente aus den Schubladen zu holen, die für den Arbeitstag auch tatsächlich gebraucht wurden“, erklärt sie die Herausforderung für die Woche. Am Ende des Tages sollten die Unterlagen dann wieder an ihrem angestammten Platz verschwinden. 

Wie alltagstauglich ist eine Clean Desk Policy?

Die Idee, wirklich alle Arbeitsutensilien inklusive Post-its, Visitenkarten oder USB-Sticks zu verstauen, stammt aus Arbeitsumfeldern, in denen Desksharing oder Hotdesking an der Tagesordnung sind. Dort, wo Mitarbeiter täglich ihren Arbeitsplatz frei wählen, halten viele Unternehmen das Clean Desk Prinzip für unerlässlich und binden ihre Angestellten an entsprechende Richtlinien. Andere Mitarbeiter sehen sich durch solche Clean Desk Policies aber auch in ihrer Kreativität beschränkt. Oder sie halten das Clean Desk Prinzip in ihren persönlichen Arbeitsablauf für kontraproduktiv.

Diese Erfahrung hat auch Sandra in ihrer Clean Desk Woche machen müssen. Nur an einem Tag sei es ihr gelungen, ihren Schreibtisch komplett von Akten und Notizen zu befreien, berichtet sie. Die Gründe: „Eine hohe Fluktuation der Arbeitsaufgaben, aber auch die vielen To-dos, die letztlich von Kollegen und externen Anfragen beeinflusst werden.“

Es zählt auch die Ordnung im virtuellen Büro

Für Silke war die Aufgabe mit dem aufgeräumten Schreibtisch da etwas leichter zu bewältigen. „Weil sich mein Job in erster Linie online abspielt, arbeite ich nur mit wenigen physischen Dokumenten oder Notizen“, erläutert sie. „Und habe ich eine Aufgabe erst einmal abgearbeitet, verschwinden Dateien und Mails im thematisch passenden Ordner.“

Ihre grundsätzliche Ordnung am Arbeitsplatz habe die Clean Desk Challenge auch nicht beeinflusst, berichtet Silke nach einer Woche. Allerdings habe sie ihr wieder ins Gedächtnis gerufen, wie wichtig es sei, seine Dokumente zu schützen. „Wie oft ich zuvor in die Mittagspause gegangen bin, ohne meinen Rechner zu sperren. Dafür wurde ich definitiv wieder sensibilisiert und achte nun noch mehr darauf,“ beschreibt sie eine Folge des Experiments.
 

Individuelle Büroorganisation - mit täglichen Notizen 


Einen vergleichbaren Mehrwert konnte Sandra nicht aus der Woche ziehen – im Gegenteil: „Es hat nicht funktioniert, mir durch das Wegräumen das positive Gefühl zu vermitteln, während des Arbeitstages etwas geschafft zu haben.“ Außerdem halte sie sich auch ohne strenge Clean Desk Policy für genügend organisiert. „Vor Arbeitsbeginn gilt mein erster Blick dem Terminkalender. Anhand dessen und mit Hilfe von Klebezetteln und E-Mails gehe ich kurz durch, welche Themen ich priorisiert behandeln muss und in welchen Zeiträumen ich diese Arbeitsaufgaben erledigen kann.“ Darüber hinaus habe sie wichtige Notizen, die sie immer wieder brauche, ständig griffbereit.

Ähnliche Gedankenstützen für die tägliche Arbeit nutzt nun auch Silke. Sie hat während der Challenge damit begonnen, jeden Abend eine Liste mit To-dos für den kommenden Tag in ihr Notizbuch zu schreiben: „So bin ich morgens ohne großen Aufwand direkt wieder im Thema. Das werde ich auf jeden Fall beibehalten.“ 

24.02.2017

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